Il est temps d’envisager la création d’une to-do list si vous vous sentez submergé par le nombre de corvées à accomplir et que vous êtes incapable d’établir des priorités.
Nous mettons à votre disposition une plateforme vous permettant de créer votre propre application de gestion des tâches.
La to-do list est une méthode d’organisation personnelle qui a fait ses preuves.
La capacité à gérer le fardeau qui encombre votre cerveau sera grandement améliorée par cette application précieuse et simple.
Vous serez alors en mesure d’organiser votre travail en fonction des priorités que vous avez établies et de vous souvenir des détails cruciaux.
Il n’existe pas de technique unique, mais plutôt une variété d’approches en fonction des sensibilités de chacun et de la nature de la tâche à accomplir.
Nous vous proposons ici un cadre que vous pouvez utiliser pour créer votre propre outil, même si vous devez le modifier pour l’adapter à vos besoins.
Pourquoi une to-do list ?
De nombreux effets bénéfiques :
- se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée,
- ne pas oublier les échéances importantes,
- ne pas procrastiner,
- réduire votre stress : ne pas vous sentir dépassé par la perte de contrôle du volume de travail à produire,
- avoir une vision globale de votre charge de travail
- et de manière globale, gérez votre temps avec efficacité en améliorant votre productivité.
Comment procéder ?
Organisez-vous en trois étapes faciles.
Mettez par écrit les principales tâches que vous avez en tête.
Soyez attentif : une bonne to-do list ne doit pas être surchargée.
Au lieu de créer une liste interminable d’activités qui vous démoralisera rapidement, il est préférable de noter les actions primaires (ou le résumé d’une prise de notes), les plus importantes et/ou urgentes.
Rien n’est plus démoralisant que de devoir remettre au lendemain des tâches de plus en plus nombreuses au fur et à mesure que la liste s’allonge.
Si l’une d’entre elles nécessite beaucoup de temps ou de complexité, divisez-la en tâches plus faciles avant de la planifier.
En général, seules les activités qui durent moins d’une heure doivent être répertoriées.
Donnez à chacune un créneau horaire pour faciliter l’organisation. Un nom de projet ne doit pas être inscrit comme une tâche. Une tâche qui doit être accomplie pour un projet sera néanmoins incluse dans la liste.
Pour décrire le contenu des tâches, utilisez des verbes d’action tels que « rédiger le procès-verbal de la réunion du 20 avril 2014 », « fixer un rendez-vous avec le fournisseur x », etc.
Créez des listes distinctes pour vos obligations personnelles et professionnelles, si nécessaire.
Attention encore une fois : si vous jonglez fréquemment avec des obligations personnelles et professionnelles sur les mêmes périodes, vos deux listes doivent être combinées car les actions des deux profils entrent en conflit.
Il faut donner une priorité à chaque élément, de la plus importante à la plus secondaire
Si vous constatez que vous avez beaucoup de tâches qui ont été désignées comme prioritaires, passez-les en revue une nouvelle fois. Vous établirez un nouvel ordre de priorité en les contrastant.
Réorganisez les tâches en fonction des priorités que vous avez établies
Placez les priorités en premier sur la liste.
Pour indiquer visuellement le niveau de priorité, utilisez un code couleur.
Vous aurez la liberté de planifier votre journée et de faire les meilleurs choix grâce à votre liste.
En particulier, si nécessaire, déléguez.
Comment utiliser une to-do list ?
Généralement, c’est la veille que tout commence.
Vous faites une to-do list afin de vous préparer pour le lendemain.
Cet exercice peut aussi être fait le matin avant de vaquer à ses occupations.
Cochez les éléments que vous avez complétés au fur et à mesure que vous travaillez.
Pour conserver une motivation maximale, il est important de s’accorder un petit plaisir.
Ne laissez pas les tâches inachevées à la fin de la journée ; terminez-les le lendemain (ou plus tard).
Le matériel pour faire ses to do lists
Il existe de nombreux logiciels et outils permettant de créer et d’utiliser des listes de tâches, comme le très simple gestionnaire de tâches any.do.
Les outils de mind mapping, comme xmind, facilitent l’identification des activités et l’organisation des priorités, même s’ils ne sont pas très pratiques pour un usage quotidien.
On peut également évoquer Trello ou Evernote (qui permet un classement de type Kanban).
Les outils informatisés présentent un avantage indiscutable : ils sont conviviaux et facilitent la gestion des tâches quotidiennes.
En effet, rien n’est plus simple avec ces outils que de marquer une activité comme terminée, d’en changer la priorité ou de la reporter.
De plus, les solutions multiplateformes (ordinateur de bureau, tablette et smartphone) vous permettent d’avoir toujours votre liste avec vous.
De simples feuilles Excel ou tout simplement une feuille de papier feront l’affaire (voir ce billet). Et le classique post-it, pour certains.
En outre, il existe des outils méthodologiques comme la matrice d’Einsenhower ou le diagramme de Gantt pour la planification à plus long terme qui peuvent aider à établir des priorités. Mais cette approche fonctionne mieux pour la gestion de projet.
Restrictions de l'approche
Un processus simple, des outils efficaces adaptés à votre style de travail… En un mot : tout ce qu’il faut pour régner sur l’organisation personnelle !
La dernière difficulté est de maintenir votre discipline. Utilisez cette stratégie pendant une période prolongée et ne cessez pas de l’utiliser après quelques semaines.
Le défi de rester concentré sur vos priorités est une autre restriction.
De nos jours, il est difficile de suivre une liste d’actions prédéterminée en raison des courriels, des médias sociaux et d’autres sources d’interruption, surtout si l’on considère la fréquence à laquelle les priorités changent au sein des organisations.
Il est probable que vous passerez beaucoup de temps à dresser votre liste si les urgences changent fréquemment et que de nouvelles tâches arrivent de nulle part, puis vous abandonnerez et retournerez au post-it.
