• La méthode pour organiser vos documents

    La méthode pour retrouver et organiser vos documents en quelques secondes

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    Vous mettez des jours avant de retrouver un document important ? Vous êtes submergé par la pile de dossiers sur votre bureau ?Vous avez besoin de gagner de la place chez vous ou dans votre entreprise ? Vous souhaitez mieux organiser vos documents ?

    Dans cet article vous allez découvrir deux méthodes pour organiser efficacement vos documents et les retrouver en quelques secondes.

    La méthode (à l’ancienne) pour organiser et retrouver rapidement vos documents :

    • 1) Consacrez une partie de votre temps, chaque semaine ou chaque mois, pour classer et tenir à jour vos dossiers. Assurez-vous d’avoir un grand espace de façon à pouvoir disposer l’ensemble de vos factures et autres documents administratifs. Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous pouvez d’ores et déjà imprimer tout vos documents importants. Si vous êtes comme moi et que votre imprimante est toujours en panne sèche d’encre quand vous en avez besoin, vous pouvez en commander sur Toner Partenaire.
    • 2) Faites une pile pour chaque type de dossier (banque, logement, facture mobile…) et jetez tout ce dont vous n’avez plus besoin.
    • 3) Triez chaque pile par jour.
    • 4) Lorsque vous avez trié une pile, mettez la directement dans un dossier et étiquetez ce dossier.

    Quoi de plus désagréable que de se retrouver pris à la gorge par quelqu’un vous réclamant un justificatif que… évidemment… vous ne retrouvez pas ce jour-là.

    Donc que diriez-vous d’éviter tout stress négatif, de disposer, d’identifier et de reconnaitre l’ensemble de vos documents en quelques secondes seulement (grâce à des étiquettes de différentes couleurs par exemple) et surtout, de réaliser un gain de temps énorme.

    Si un retour en enfance, à l’école, devant votre table en train de coller des étiquettes pour… organiser et gérer efficacement vos dossiers vous tente alors oui, ce système d’étiquette vous permettra de mieux gérer votre temps et d’organiser vos documents simplement.

    Et le plus incroyable dans les étiquettes c’est que vous pouvez les utiliser dans d’autres domaines. Par exemple elles peuvent servir à identifier les fournitures scolaires, les aliments et les vêtements de vos enfants sans perte de temps. Un bon moyen d’être apaisé, de ne plus stresser et de gagner de temps !

    • 5) Étape suivante, mettez ensuite les dossiers dans une boite.

    Bon, nous sommes d’accord, cette méthode prend du temps et n’est pas forcément la plus simple. Lisez plutôt la suite de cet article pour découvrir LA méthode que j’utilise au quotidien pour organiser et gérer simplement mes documents.

    L’outil (numérique) pour organiser vos documents  :

    Si vous ne souhaitez pas utiliser la méthode ci-dessus pour organiser et gérer votre paperasse, je tiens à partager avec vous un outil qui risque de révolutionner votre quotidien (c’est le cas pour moi!).

    Cet outil, c’est Evernote !

    Pour faire simple, Evernote permet de collecter de l’information et de l’organiser simplement sur votre ordinateur et votre smartphone. Dans notre cas, Evernote est puissant car vous pouvez en quelques secondes scannez et rangez vos documents directement dans cet outil.

    Par exemple, j’ai scanné un certain nombre de documents importants tels que ma carte d’identité, une attestation d’hébergement, mes relevés bancaires, une quittance EDF, des factures et j’en passe. L’intérêt de cet outil est que vous avez accès à vos documents à n’importe quel moment, directement depuis votre smartphone et sans connexion internet.

    Il n’y a pas plus simple pour organiser avec efficacité tout vos documents !

    Et vous, quelle méthode préférez-vous pour organiser vos documents ? 

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