Gestion de prestataires externes : importance et compétences requis

Gestion de prestataires externes : importance et compétences requis

Il est important pour tout manager de déléguer certaines tâches à d’autres personnes afin de se décharger. Le fait de déléguer permet au manager de pouvoir se focaliser sur ses missions principales. Dans certains cas, il est nécessaire de recourir à des prestataires externes pour certaines tâches. Il faudra alors disposer de certaines compétences de management pour gérer ces prestataires.

L’importance d’une bonne gestion des prestataires externes

Le manager devra faire un suivi pour une bonne gestion des prestataires externes. Pour que l’entreprise puisse atteindre ses objectifs, un bon pilotage des prestataires externes est important. Un cahier de charges devra être rédigé et comporter toutes les tâches devant être effectuées ainsi que les résultats attendus par l’entreprise. La gestion des prestataires externes passe par une analyse, un suivi ainsi que des corrections par rapport aux réalisations des prestataires. Ayant pris conscience de l’importance de cette gestion, beaucoup de managers suivent une formation management afin d’acquérir les compétences pour un pilotage réussi.

Les compétences requis pour la gestion des prestataires

Capacité de cadrage

Il s’agit de savoir cadrer la mission qui est confiée aux prestataires externes. Ça débute par l’établissement d’un contrat avec toutes les clauses et pénalités en cas de non-respect du contrat. Le contrat est important car il permet la favorisation des engagements ainsi que le cadrage de nombreux aspects. Les éléments suivants seront déterminés avec précision : le planning, la fréquence du reporting, les objectifs, les résultats, les clauses de confidentialité, etc. Une réunion de lancement doit être organisée pour doter les prestataires de tous les moyens nécessaires à l’accomplissement de la mission.

Déléguer

Le manager doit aussi déléguer une partie de la gestion des prestataires en nommant un interlocuteur. Celui-ci servira d’intermédiaire entre l’entreprise et les prestataires externes. Il n’y aura donc qu’un seul contact entre les deux acteurs. L’interlocuteur sera chargé du suivi de la mission et il veillera à ce que les exigences de l’entreprise soient entièrement prises en compte.

Motiver les prestataires

Le manager doit apprendre à booster ses prestataires et à leur donner plus de motivation. Il doit les encourager afin qu’ils se surpassent et accomplissent des prouesses supérieures aux attentes. Pour ce faire, le manager doit intégrer les prestataires dans l’entreprise et faire en sorte qu’ils se sentent à l’aise : leur attribuer des mails personnalisés, les inviter à prendre part à certaines rencontres, etc. Il est aussi envisageable de leur offrir des primes de résultats et d’autres présents. Une formation en gestion des prestataires permettra d’acquérir cette capacité de motivation.

Faire le point en permanence

Cela permettra au manager de suivre la progression de la mission et de savoir si les actions des prestataires sont en phase avec les attentes et les objectifs de l’entreprise. Des indicateurs de performance peuvent être mis en place pour un meilleur suivi. Faire le point aide le manager à connaitre le niveau de progression de la mission et les facteurs qui représentent un frein à l’avancement de celui-ci. Les prestataires externes profiteront de ce point pour faire part de leurs nouvelles idées ou de demander d’autres informations.

 

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