• Gérer son temps efficacement : un casse tête infernal ?

    Voici la méthode qui aide à mieux gérer son temps

    Publié le par dans Gérer son temps | 2 Commentaires |
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    Que vous soyez étudiant, salarié ou entrepreneur, votre gestion du temps influencera à coup sur vos futurs réussites. Ou à l’inverse, vos futurs échecs.

    « Celui qui ose gaspiller une heure de son temps, n’a pas encore découvert la valeur de la vie » Charles Darwin 

    En effet, gérer son temps efficacement est un gage de réussite. Mieux vous gérez votre temps et plus vous avez de chance de réussir ce que vous entreprenez. 

    Gérer son temps efficacement : un casse tête infernal ?

    Gérer son temps efficacement : un casse tête infernal ?

    L’histoire la plus inspirante au monde sur la gestion du temps

    N.B : Retrouvez cette histoire et bien plus dans le livre « Gérer son temps grâce à 3 méthodes, 7 techniques, 27 règles et une histoire frappante » de Dorian Vallet, créateur du blog « Plateforme Bien être ».

    « Un jour, un vieux professeur fit une intervention sur la gestion du temps à l’occasion d’un séminaire réunissant les plus brillants cerveaux d’entreprises du monde entier.

    Il avait 15 minutes de présentation à faire qui furent… déroutantes  !

    Arrivé le jour de la présentation, devant plus de 100 personnes les yeux tournés vers lui au centre de l’amphithéâtre, le vieux professeur commença par un regard circulaire de la salle.

    Il les regarda paisiblement et lentement puis leur annonça : «Nous allons faire une expérience ».

    Monsieur savait de toute évidence attirer la curiosité…

    De son cartable en cuir, il sortit un bocal ressemblant à un bocal de chimiste se terminant par un goulot puis, avec un geste lent, il y plaça à l’intérieur, un par un, des cailloux gros comme des balles de tennis.

    Quand le bocal fut rempli de cailloux, il se tourna vers la salle en haleine et demanda :  « Le bocal est-il plein ? »

    Tous répondirent sans hésitation par l’affirmative.

    Et le vieux professeur ajouta  :  « Vraiment ? »

    Alors, il replongea vers son cartable en cuir pour en extraire un sac de gravier qu’il versa dans le bocal jusqu’à ras bord. Et il demanda à nouveau :  « Le bocal est-il plein ? »

    Cette fois, la brillante assemblée ayant compris le sens de la démonstration répondit : «Probablement que non !».

    Puis cette fois, il sortit de son cartable un sac de sable qu’il vida pour remplir le bocal et demanda à nouveau si le bocal était plein.

    Le doute était de mise dans la salle. Certains dirent Oui sans être vraiment convaincus de leur réponse.

    Le conférencier saisit alors la carafe d’eau posée sur la table de conférence et il versa l’eau jusqu’à ras bord du goulot dans le bocal.

    L’expérience terminée, le professeur leva les yeux sur sa brillante assemblée et posa la question: « Qu’est-ce que j’ai voulu vous démontrer à travers cette expérience ? »

    Parmi les chefs d’entreprise présents, l’un d’eux prit la parole et dit  : « Vous venez de nous démontrer que, même si notre emploi du temps parait déjà très plein, nous pouvons encore et encore le remplir, avec le gravier, le sable et l’eau pour être plus performants ».

    Avec un doux regard malicieux, notre vieux professeur se contenta de dire :

    « Ce n’est pas ce que j’ai voulu démontrer. Alors, qu’est ce que j’ai démontré ? Voulez-vous le savoir ? »

    Grand silence dans toutes les rangées de l’amphithéâtre, chacun ayant l’impatience de connaître enfin le pourquoi de cette étrange expérience.

    « Ce que j’ai voulu vous démontrer, c’est que, si je n’avais pas placé les gros cailloux d’abord, jamais je n’aurais pu tous les mettre dans le bocal ».

    Devant l’évidence de cette réalité, se fit un profond silence dans la salle.

    Et le vieux professeur de conclure :

    « Et vous, dans votre vie, quels sont vos gros cailloux ? Votre entreprise, votre famille, réaliser vos rêves ou encore autre chose ? Et que faites-vous de vos gros cailloux sur votre agenda ? »

    Et sous un tonnerre d’applaudissement, le vieux professeur quitta la salle, faisant une belle démonstration de vie avec pas grand-chose. »

    gestion-de-temps

    Gérer son temps efficacement : la méthode « Getting Things Done »

    La méthode GTD est une méthode très efficace pour gérer son temps. 

    Voici sans plus attendre le principe de cette technique…

    • 1) La méthode GTD ? Un outil de traitement de données : 

    Vous avez un projet à réaliser ? Peut être est-ce la construction de votre future maison ?

    Alors suivez le guide…

    Commencez par noter tout ce qui vous passe par la tête concernant votre projet. Cela peut être des idées, des objets ou encore des événements…

    L’objectif à atteindre est de mettre en évidence tout ce que vous devez réaliser dans un avenir proche afin de finaliser votre projet final.

    • 2) Étape 2 : La classification des tâches à accomplir : 

    Dans cette étape, vous avez d’ores et déjà défini vos projets (ou votre projet) ainsi que l’ensemble des informations (et donc tâches à accomplir) autour de ces projets.

    Vous allez donc dans cette nouvelle étape classer vos différentes tâches à accomplir. Toujours dans l’objectif de mieux gérer son temps.

    Pour classer efficacement vos tâches à réaliser, aidez-vous des questions suivantes :

    Dans quel contexte je me trouve ? C’est-à-dire quel est mon environnement et qu’est ce qui peut faciliter la réalisation de la tâche.

    ♦ Combien de temps voulons-nous y consacrer au maximum ?

    ♦ Est-ce une tâche prioritaire ?

    • 3) Étape 3 : Catégoriser les tâches à accomplir : 

    Cette étape consiste à déterminer quelle tâche vous devez réaliser en premier et à quel moment. 

    Une tâche peut être classée en plusieurs catégories : 

    À réaliser tout de suite (tâches de moins de 2 minutes).

    ♦ À mettre dans ma liste de choses à faire (To Do List).

    ♦ À réaliser le plus tôt possible.

    ♦ À réaliser avant une certaine date (aussi appelé en anglais « Deadline »).

    ♦ Un projet à diviser en un ensemble de tâches.

    ♦ Une tâche à déléguer.

    ♦ Une tâche à ne pas réaliser. À supprimer de notre agenda.

    • 4) Étape 4 : Prioriser les tâches à effectuer : 

    Le but est de prioriser vos tâches pour savoir quelle tâche vous devez accomplir et quand l’accomplir. 

    Prenez en compte ces 3 éléments pour prioriser vos tâches avec efficacité :

    1 – La concurrence entre vos tâches : 

    Si vous avez plusieurs tâches à réaliser au même moment, votre objectif sera d’effectuer la tâche la plus importante pour votre projet. C’est à dire celle qui crée le plus de valeur.

    2 – Le contexte : 

    Les éléments extérieurs qui facilitent ou non la réalisation de la tâche.

    3 – Votre énergie, votre niveau de fatigue, votre état physique. 

    • Étape 5 : Le passage à l’action ! 

    À cette étape, le plus dur reste à faire : passer à l’action en fonction du type de tâche à réaliser.

    ♦ La tâche de moins de 2 minutes : 

    La règle est très simple : si vous estimez qu’une tâche peut être réalisé en moins de 2 minutes alors exécutez-là tout de suite ! 

    Conseil : Regroupez l’ensemble de vos tâches de moins de 2 minutes afin de pouvoir en réaliser plusieurs à la suite et donc d’être plus efficace.

    ♦ Les autres tâches : 

    En fonction de la priorité de chaque projet et de chaque tâche, déterminez quelle tâche est à réaliser et à quel moment.

    Une fois que vous avez effectué l’ensemble des tâches nécessitant moins de 2 minutes, 3 choix s’offrent à vous pour organiser les autres tâches à accomplir : 

    1 – Mettre la tâche dans votre liste de choses à faire : à réaliser la plupart du temps dans la journée.

    2 – Planifier la tâche dans votre agenda afin de la réaliser à un autre moment (après demain par exemple).

    3 – Déléguer la tâche : si celle-ci n’est pas très importante et vous fait perdre du temps.

     

    PS : Pour en savoir plus sur la méthode « Getting Things Done », je vous conseille de lire le livre de son auteur, David Allen : « S’organiser pour réussir »

     

    Et vous, utilisez-vous une méthode pour mieux gérer votre temps ?  

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    1. Cedric
      Publié dans 9 juillet 2014 le 10:30

      Hum, les methodes de gestion du temps sont nombreuses. Quant à moi, j’utilise plutôt la méthode Eiseinhower, qui classe les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance. Je trouve cette méthode très simple et pratique. Et toi?

      • Publié dans 9 juillet 2014 le 18:37

        C’est vrai qu’il existe beaucoup de méthodes de gestion du temps. Personnellement j’utilise celle-ci dans ma vie personnelle et la méthode Scrum pour gérer mes activités entrepreneuriales.

        Bonne continuation,

        Mathieu